PENDAHULUAN bosd

PENDAHULUAN

1. Tatacara Pengurusan Stor ini adalah tatacara bagi menguruskan stor

Kerajaan meliputi:-

Bab A - Penerimaan;

Bab B - Merekod Stok;

Bab C - Penyimpanan;

Bab D - Pengeluaran;

Bab E - Pemeriksaan;

Bab F - Keselamatan dan Kebersihan;

Bab G - Pelupusan; dan

Bab H - Kehilangan dan Hapus Kira.

Definisi BOSD

2.         Tempat atau Bilik Operasi Skim Pinjaman Buku Teks Daerah bagi melaksanakan penerimaan, perekodan, penyimpanan dan pengeluaran stok peringkat Daerah. BOSD merupakan pusat pengumpulan lebihan buku untuk tujuan yang mengurus dan membekalkan buku-buku

Definisi Stok

3. Stok bermaksud barang-barang belum guna dan perlu disimpan untuk tujuan operasi atau penyelenggaraan termasuk bekalan pejabat, ubat-ubatan, alat ganti, keselamatan, makmal, bengkel, dapur, sukan, pertanian, latihan, penyiaran, domestik, dokumen atau buku yang dikawal dan sebagainya.

2

 (

Objektif Pengurusan Stor

5. Pengurusan Stor hendaklah dilaksanakan secara teratur, cekap dan berkesan bagi memastikan:-

(a) Stok sentiasa ada apabila dikehendaki dan menepati kehendak pelanggan; dan

(b) Kualiti stok sentiasa terjamin dengan cara memberi perlindungan, penjagaan dan penyelenggaraan yang sewajarnya semasa dalam simpanan.

Fungsi BOSD

6. Fungsi BOSD ialah memberi perkhidmatan bekalan buku kepada sekolah/Daerah atau Negeri dengan melaksanakan tugas-tugas berikut:-

(a)        Menerima bekalan buku yang dipesan secara Pesanan Tambahan mengesah dan memperaku bekalan yang diterima dari penerbit.

(b)        Menerima lebihan buku teks dari sekolah dalam daerah dan luar daerah

(c)        Menyimpan stok mengikut kaedah dan lokasi-lokasi yang ditetapkan dengan menggunakan ruang secara optimum;

(d)        Menjaga dan menyelenggara stok supaya sentiasa dalam keadaan baik  dan boleh digunakan;

(e)        Mengeluarkan stok mengikut keperluan sekolah/daerah/negeri

(g)        Menyelenggara rekod-rekod bagi setiap transaksi keluar masuk stok secara tepat, teratur dan kemaskini; 

(h)        Mengendali pembungkusan dan penghantaran stok kepada pelanggan;

(i)

            Menjalankan pemeriksaan bagi mengesan dan mengenalpasti sebarang kelemahan yang menyebabkan berlaku perselisihan stok, stok rosak, usang, luput tempoh penggunaan dan tidak bergerak;

(i)         Menyediakan sistem kawalan keselamatan dan kebakaran serta penyelenggaraan kebersihan BOSD;

(j)         Mengambil tindakan pelupusan ke atas stok yang usang/obselete, rosak, luput tempoh penggunaan, tidak boleh digunakan, tidak diperlukan, tidak bergerak atau melebihi keperluan supaya prestasi stor tidak terjejas dan mengelakkan pembaziran ruang penyimpanan; dan

(k)        Menguruskan tindakan hapus kira ke atas stok yang hilang.

Pengurusan Organisasi BOSD

7. Organisasi sesebuah BOSD adalah seperti berikut

 (a)       Penerimaan  

(b)        Bahagian Terimaan;

(c)        Bahagian Simpanan; dan

(d)        Bahagian Bungkusan dan Penghantaran.

9.         Bahagian Bekalan, Kawalan dan Akaun (BBKA)

4

(b) Kawalan Stok

(i) Menyedia dan mengemaskini Katalog dan Kod barang-barang;

(ii) Menyemak dan menentukan bahawa setiap Borang Pesanan Pengeluaran Stok (BPPS) adalah teratur dan betul;

(iii) Menentukan kuantiti stok yang akan dikeluarkan;

(iv) Merekodkan penerimaan dan pengeluaran;

(v) Menentukan dan menguruskan kuantiti penokokan stok;

(vi) Menguruskan pemeriksaan stok;

(vii) Menguruskan pelupusan stok;

(viii) Menguruskan kehilangan dan hapus kira stok; dan

(ix) Menyediakan Laporan Suku Tahun dan Tahunan

Pengurusan Stor.

(c) Akaun

Bertanggungjawab mengurus akaun dan kewangan stor.

(d) Pangkalan Data

Bertanggungjawab mengawal selia data dan penyediaan rekod

keseluruhan.

10. Bahagian Terimaan (BT)

Bertanggungjawab untuk memeriksa dan menerima barang-barang

daripada pembekal dengan memastikan langkah-langkah yang ditetapkan

dalam tatacara ini dipatuhi sebelum mengesahkan penerimaan.

11. Bahagian Simpanan (BS)

Bertanggungjawab ke atas penerimaan, penyimpanan dan pengeluaran

stok seperti berikut:-

(a) Mengendali dan menyelenggara stok semasa dalam simpanan;

(b) Mencatatkan penerimaan dan pengeluaran di Kad Petak;

(c) Memastikan keselamatan dan kebersihan stor/stok terpelihara; dan

5

(d) Menjalankan urusan pengiraan stok.

12. Bahagian Bungkusan dan Penghantaran (BBH)

Bertanggungjawab membungkus dan menghantar barang-barang kepada

pelanggan mengikut tatacara yang ditetapkan.

Pengurusan Kawalan Stok

13. Kawalan Stok adalah bertujuan memastikan stok pada paras keperluan

yang sesuai dapat disediakan untuk memenuhi keperluan pelanggan

pada setiap masa. Bagi tujuan tersebut penggunaan ruang simpanan, kos

memesan, harga pembelian dan modal yang terlibat hendaklah diambil

kira supaya stok berlebihan dan pembaziran dapat dielakkan.

14. Pengurusan kawalan stok yang cekap dan berkesan dapat memberikan

faedah-faedah berikut:-

(a) Ketiadaan stok dapat dielakkan dan keperluan pemesan dapat

dipenuhi;

(b) Penggunaan modal yang lebih ekonomik serta kurangnya wang

terikat dalam bentuk stok;

(c) Perhatian lebih tertumpu kepada barang-barang yang tinggi kadar

pengeluarannya;

(d) Stok yang tidak bergerak, tamat tempoh penggunaan, rosak dan

usang dapat dikurangkan; dan

(e) Ruang simpanan dapat dioptimumkan.

Kat